突然の年金事務所の調査にどう対処する?総務担当者で対応できるか?

突然の年金事務所の調査にどう対処する?総務担当者で対応できるか。社会保険労務士
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社労士・FP2級技能士
美山走希

キャリアアドバイザーとして資格と転職について助言している。労働者の不安や悩みを解消し、元気に働いてもらえるようサポートしたい。

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勤務している社労士事務所に電話が鳴った。企業からの依頼だろうか?話を聴くと年金事務所から通知が来たと言う。

その通知をFAXで送ってもらい、確認。すると、年金事務所からの調査依頼だった。指定の日時に年金事務所に行く必要がある。

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突然の年金事務所の調査にどう対処する?総務担当者で対応できるか?

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日付を見ると、年金事務所から送付されて2週間経過している。結構、ギリギリで連絡してくる企業あるんだよな。

最強なのは調査当日に連絡が来て、それが調査時間の30分前。30分では書類を揃わないし、そもそも年金事務所に行けない。

年金事務所から日時を指定されるが、変更は可能。変更する場合は年金事務所に電話するだけ。

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必要書類を揃えて年金事務所へ。

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持参する書類は源泉徴収簿・労働契約書・出勤簿(タイムカード)雇用保険の手続きした奴・就業規則だった。

これを揃えるのも一苦労。企業によっては書類を準備してくれないのだ。それはさておき、必要書類を指定場所(年金事務所)に持って行く。

調査の場所は年金事務所とは限らない。市民センターのような場所を指定される事もある。年金事務所も管轄があるから要注意。

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今回、依頼を受けた企業は労働契約書・厚生年金保険・健康保険の手続き・就業規則と穴だらけだった。

こんな状態で、年金事務所に行ったらとんでもない事になるだろう。やはり、社会保険労務士に任せた方が安全だな。そして年金事務所の調査が始まった。

年金事務所で把握している従業員数と書類に書いた従業員数が一致するか確認される。社会保険労務士は依頼された企業の従業員を把握しておく必要がある。

そして、年金事務所職員の質問に対応するのだ。

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問題なのは電話相談。どう手続きすればわからない総務担当者に必要な書類(添付書類含む)を案内するのだ。新人社会保険労務士がその場で答えられる訳がない。そもそも状況によって添付書類が必要だったり不要だったりするのだ。調べた後に折り返し電話で解答。

年金事務所職員の質問に適切回答。

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その後、源泉徴収簿で、人数確認。労働契約書と出勤簿で、加入条件を満たすか確認。就業規則で、始業時間と就業時間を確認。月額変更(報酬)もチェックされた。

今回は問題なかったので、20分で終了した。調査の為に3日間も準備したがな。厚生年金保険と健康保険の対象者にも関わらず、手続きしてない企業ってあるんだよな。

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ある日、雇用保険喪失と離職票作成の依頼が来た。よく調べると雇用保険に加入してない人だ。つまり会社がずさんで雇用保険加入手続きをしてないのだ。雇用保険に加入してないのに雇用保険の資格喪失はあり得ない。救済措置として雇用保険の遡り加入があるので、それを使う事に。

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従業員も健康保険証が渡されなくて、おかしいと思わないのだろうか。フルタイムで入社して、年金手帳と雇用保険被保険者証を持って来い!

って言わない会社ならあれ!?と思うものだが。試用期間でもパート・アルバイトでも関係ない。

厚生年金保険・健康保険の加入要件を満たしたら加入すべきなのだ。雇用保険も例外ではない。退職時に雇用保険が貰えなかったら大惨事だ。

美山走希
美山走希

社労士合格を目指すなら「社会保険労務士の試験対策!オンラインの通信教育講座で合格する」を読んでおこう。

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